LAPORAN DAN USUL

LAPORAN DAN USUL

A. LAPORAN

1.      Pengertian Laporan

Seorang yang ditugaskan untutk meneliti suatu daerah atau suatu pokok persoalan tertentu, harus menyampaikan suatu laporan mengenai hal yang ditugaskan kepadanya itu. Tetapi semua itu tidak perlu diceritakannya. Dalam laporan yang ditulisnya ia hanya menyampaikan hal-hal yang esensial, hal-hal yang pokok yang bertalian dengan tugasnya, sehingga orang yang menerima laporan itu segera mengetahui masalahnya, dan dapat segera mengambil langkah-langkah yang diperlukan.

Apa yang dikemukakan diatas hanya merupakan suatu ilustrasi mengenai laporan. Sebenarnya laporan itu sendiri merupakan suatu jenis dokumen yang sangat bervariasi bentuknya. Variasinya mulai dari suatu bentuk laporan yang sederhana berbentuk angka-angka sebagai gambaran mengenai perkembangan suatu persoalan, sampai kepada laopran yang terdiri dari beberapa jilid buku , dan ada yang berbentuk isian formulir-formulir yang standar, ada yang berbentuk surat, dan berbentuk buku.

Laporan merupakan unsur yang sangat penting, terutama dalam menyusun kebijaksanaan-kebijaksanaan. Seringkali karena luasnya organisasi, pimpinan tidak dapat menguasai keadaan secara terperinci mengenai hal-ihwal yang terjadi pada tingkat bawah dari organisasi yang dipumpinnya. Dengan mempertimbangkan bahan-bahan yang disampaikan melalui laporan-laporan, akhirnya sebagai pimpinan ia dapat

Laporan adalah suatu cara komunikasi dimana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggungjawab yang dibebankan kepadanya.

2.      Dasar-dasar Pelaporan

a.      Pemberi Laporan

Laporan dapat dibuat oleh perorangan atau badan kepada seseorang atau instansi yang dianggap perlu mengetahuinya walaupun tidak diminta.

b.      Penerima Laporan

Penerima laporan adalah orang atau badan yang menugaskan, atau orang atau badan yang dianggap perlu mendapatkan laporan itu.

c.       Tujuan Laporan

Tujuan laporan pada umumnya berkisar pada hal-hal berikut :

  • Untuk mengetahui suatu masalah
  • Untuk mengambil suatu keputusan yang lebih efektif
  • Mengetahui kemajuan dan perkembangan suatu masalah
  • Untuk mengadakan pengawasan dan perbaikan
  • Untuk menemukan teknik-teknik baru

 

3.      Sifat Laporan

Sebuah laporan harus mengandung sifat-sifat berikut :

  • Laporan itu harus mengandung imaginasi

Pengertian imaginasi disini meliputi masalah :

–  Pelapor harus tahu secara tepat siapa yang akan menerima laporan itu.

–  Berapa dalam pengetahuannya mengenai soal yang dilaporkan.

–  Berapa jauh mereka perlu mengetahui persoalan itu.

–  Bagaimana sibuknya penerima laporan sehari-hari.

–  Bagaimana selera penerima laporan.

  • Laporan yang dibuat harus sempurna dan komplit

Artinya tidak boleh ada hal-hal yang diabaikan bila hal-hal itu diperlukan untuk memperkuat kesimpulan dalam laporan itu.

  • Laporan juga harus disajikan secara menarik

Penulis laporan juga bukan sekedar menyampaikan sebuah laporan. Untuk itu penulis harus mengusahakan laporannya menarik, yaitu menarik perhatian penerima laporan. Laporan itu menarik bukan karena penerima laporan memerlukan laporan itu, tetapi karena nilainya bagi orang itu.

 

4.      Macam-macam Laporan

a.      Laporan berbentuk Formulir Isian

Laporan semacam ini biasanya bersifat rutin, dan seringkali berbentuk angka-angka. Walaupun laporan berbentuk angka-angka itu bukan merupakan tulisan, namun semua angka itu harus dilakukan dengan secermat-cermatnya.

b.      Laporan bebentuk Surat

Sebuah laporan berbentuk surat dapat dipakai untuk menyampaikan segala macam topik. Walaupun demikian laporan itu harus disusun dan direncanakan dengan baik.

c.       Laporan berbentuk Memorandum

Laporan berbentuk memorandum ini sering digunakan, dan biasanya dipergunakan untuk suatu laporan yang singkat dalam bagian-bagian suatu organisasi, atau antara atasan dan bawahan dalam suatu hubungan kerja.

d.      Laporan Perkembangan dan Laporan keadaan

Laporan perkembangan adalah suatu macam laporan yang bertujuan untuk menyampaikan perkembangan, perubahan, atau tahap mana yang sudah dicapai dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditentukan.
Laporan keadaan mengandung konotasi bahwa tujuan dari laporan itu adalah menggambarkan kondisi yang ada pada saat laporan itu dibuat.

      Dengan demikian perbedaan antara keduanya adalah, laporan pengembangan lebih menekankan apa yang sudah terjadi dari permulaan sampai saat laporan itu dibuat, sedangkan laporan keadaan lebih menekankan kondisi yang ada sebagai akibat dari kejadian-kejadian yang telah dicapai sebelumnya sampai saat laporan itu dibuat.

e.       Laporan Berkala

Laporan semacam ini selalu dibuat dalam jangka waktu tertentu. Bila ini buat dalam hubungan dengan sebuah proyek, maka dapat juga dinamakan laporan perkembangan.

f.       Laporan Laboratoris

Salah satu tujuan dari laporan laboratoris adalah menyampaikan hasil dari percobaan atau kegiatan yang dilakukan dalam laboratoria. Pokok-pokok dibawah ini memperlihatkan unsure-unsur yang paling penting dari suatu kerangka laporan laboratoris:
(1)        Halaman Judul;

(2)        Objek, atau tujuan;
(3)        Teori: menyangkut teori mana yang diterapkan;
(4)        Metode: prosedur-prosedur yang ditempuh;
(5)        Hasil-hasil yang dicapai dalam percobaan ini dengan mempergunakan metode diatas;

(6)        Diskusi atas hasil yang telah dicapai dalam percobaan;
(7)        Kesimpulan;

(8)        Apendiks;
(9)        Data asli.

 

g.      Laporan Formal dan semi-formal

Laporan formal adalah laporan yang memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu sebagai yang akan disebutkan, sedangkan nadanya bersifat impersonal dan materinya disajikan dalam suatu pola struktur seperti yang terdapat dibuku-buku.

Ciri-ciri umum yang dijadikan pegangan untuk menetapkan apakah sebuah laporan merupakan laporan formal atau bukan adalah :

1)        Harus ada halaman judul;

2)        Biasanya ada sebuah surat-penyerahan;

3)        Memiliki daftar isi;

4)        Ikhtisar (kadang-kadang abstrak) mengawali laporan;

5)        Pendahuluan;

6)        Kesimpulan dan saran biasanya diberi judul tersendiri;

7)        Isi laporan yang terdiri dari judul-judul dengan tingkat yang  berbeda-beda

8)        Nada yang dipergunakan adalah nada resmi, gayanya bersifat impersonal.

9)        Disertai tabel dan angka

10)    Laporan formal biasanya didokumentasikan secara khusus.

 

5.      Struktur Laporan formal

            Struktur laporan, seperti juga karangan lainnya yang berbentuk buku harus meliputi unsure-unsur berikut. Unsur-unsur tersebut dapat disusun menurut kedua variasi berikut:

A

B

Halaman Judul

Surat Penyerahan

Daftar Isi

Ikhtisar atau Abstrak

Pendahuluan
Isi Laporan
Kesimpulan
Saran (Rekomendasi)

Apendiks

Bibliografi

Halaman Judul

Surat Penyerahan

Daftar Isi

Ikhtisar atau Abstrak

Kesimpulan

Saran (Rekomendasi)

Pendahuluan
Isi Laporan

Apendiks

Bibliografi

 

a.    Halaman Judul

Halaman judul biasanya pertama-tama memuat pokok atau topik laporan, kedua orang atau badan yang akan menerima laporan, ketiga orang atau badan yang menbuat laporan, dan keempat penanggalan laporan.

b.   Surat Penyerahan

Surat penyerahan (letter of transmittal) berfungsi sebagai Kata Pengantar apda sebuah buku. Sifatnya dan panjangnya berbeda-beda sesuai denga tujuan dan sifat topiknya. Surat penyerahan merupakan surat bentuk komunikasi yang sangat bersifat pribadi dari penulis kepada penerima laporan.

c.    Daftar Isi

Daftar isi memuat rakapitulasi dari semua judul yang ada dalam laporan itu. Dengan demikian para pembaca atau penerima laporan dapat segera mengetahui apa isi laporan itu.

d.   Ikhtisar dan Abstrak

Abstrak adalah suatu bagian uraian yang dangat singkat, mempunyai tujuan untuk menerangkan kepada pembaca aspek-aspek mana yang tercangkup dalam sebuah uraian tanpa berusaha mengatakan apa yang akan dibicarakan mengenai aspek-aspek itu.

Ikhtisar merupakan suatu bagian dari tulisan yang menyampaikan suatu informasi yang penting dari sebuah laporan dalam bentuk yang sangat singkat.

e.    Pendahuluan

Pendahuluan dibagi-bagi atas beberapa judul bawahan, misalnya :

–       Maksud dan Tujuan

–       Luang Lingkup

–       Sumber Informasi

–        Autorisasi

–       Kapan Tugas Dilaksanakan

f.     Isi Laporan

Isi Laporan menyangkut inti persoalan, dan segala sesuatu yang bertalian dengan persoalan tersebut. Isi laporan dapat meliputi :

–       Hasil pengamatan mengenai fakta-fakta yang dilaporkan

–       Pencocokan fakta dengan data yang telah ada sebelum satuan tugas melaksanakan tugasnya.

–       Semua masalah dapat menghambat atau membantu pemecahan masalahnya

–       Pembahasan

–       Hasil pembahasan mengenai pokok persoalan yang akan dilaporkan

g.    Kesimpulan dan Saran

Kesimpulan diturunkan dari fakta-fakta, dan lebih banyak mempersoalkan hubungan-hubungan logis, sebalikya saran merupakan langkah atau alternatif mana yang dapat diambil supaya masalah itu dapat diatasi sebaik-baiknya.

h.   Bagian Pelengkap

Lampiran-lampiran dan bahan-bahan pustaka.

 

6.      Bahasa Sebuah Laporan

            Bahasa yang digunakan dalam sebuah laporan formal haruslah bahasa yang baik, jelas dan teratur.

            Penggunaan kata ganti orang pertama dan kedua harus dihindari, kecuali penggunaan kata “kami” bila yang menyampaikan laporan adalah suatu badan atau satuan tugas. Alasan untuk menghindari kata-kata tersebut pertama, karena akan jarang dugunakan dalam laporan itu. Konsentrasi diletakkan pada topik yang dilaporkan. Alasan kedua, nilai kedua kata itu juga tergantung dari siapa yang menulis dan siapa yang harus menerima laporan.

 

7.      Laporan Buku

            Laporan buku bertujuan untuk mendorong mahasiswa membaca buku-buku yang diwajibkan atau yang dianjurkan, serta meningkatkan kemampuan mereka memahami isi buku-buku tersebut. Laporan buku tidak hanya berakhir dengan penyajian ringkasan buku, tetapi juga perlu diakhiri dengan sebuah kesimpulan.

 

8.      Penutup

            Pada bagian terakhir selalu disertai penilaian tentang baik-buruknya, serta saran-saran untuk mengambil tindakan bila perlu.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s